Jak prowadzić dokumentację płacową pracowników?

Prowadzisz firmę i planujesz zatrudnić pierwszego pracownika? A może masz już skompletowany zespół i chcesz wiedzieć, jakie masz obowiązki względem prowadzenia dokumentacji płacowej pracowników? Przeczytaj artykuł, a dowiesz się, jakie pisma musisz skompletować w teczce każdej z osób, a także jak poprawnie je archiwizować. Sprawdź, w jakim zakresie prowadzi się dokumentację pracowników oraz co na nią się składa.

Zakres dokumentacji płacowej każdego pracownika

Aby prawidłowo prowadzić dokumentację płacową, należy zapoznać się z treścią rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych każdego pracownika.

Zgodnie z tym, każdy pracodawca ma obowiązek:

• założyć kartę ewidencji czasu pracy;

• prowadzić imienną listę, gdzie znajdują się informacje na temat otrzymywanego wynagrodzenia, łącznie z ewentualnymi innymi świadczeniami, jakie wiążą się z wykonywaną pracą.

Outsourcing kadr w Warszawie oferuje doradztwo podatkowe i kompleksowe usługi księgowe Experto In Tributis.

Sporządzanie listy płac i karty wypłacanego wynagrodzenia

Dobrze wykonana lista płac zawiera informacje niezbędne do rozliczenia pracownika względem ZUS i US. Powinna mieć więc takie elementy, jak:

• miejsce pracy;

• oznaczenie listy płac;

• miesiąc rozliczeniowy;

• datę wykonania;

• podpisy pracownika i osoby akceptującej listę.

Lista płac musi zawierać wysokość przychodu, a następnie określać wszelkie potrącenia (składkowe i nieskładkowe) oraz kwotę netto wypłaty. Najczęściej listę sporządza się raz w miesiącu.

Z kolei karta wypłacanego wynagrodzenia każdego pracownika pozwala kontrolować realizację uprawnień pracowniczych i weryfikację ich otrzymania. Dobrym rozwiązaniem jest jedna karta, stosowana do celów ubezpieczeniowych, podatkowych i emerytalno-rentowych. Tym samym, dane z ewidencji czasu pracy należy systematycznie przenosić do karty wynagrodzeń.

Jak przechowywać i archiwizować dokumentację płacową?

Zgodnie z Kodeksem pracy należy dokumenty zabezpieczyć przed uszkodzeniem, kradzieżą i zniszczeniem. Powinny one znajdować się w aktach osobowych i płacowych. Zakład pracy ma obowiązek przetrzymywać je przez 50 lat od momentu ustania stosunku pracy.