Jak rozliczać podróże służbowe pracowników?

Prowadzenie własnej działalności wiąże się z koniecznością dopilnowania całej masy formalności. Zatrudnianie pracowników to dodatkowe dokumenty i rozliczenia, między innymi z tytułu podróży służbowych. Przedsiębiorcy niejednokrotnie zachodzą w głowę, jak dokonać takich rozliczeń. Czy faktycznie jest to tak trudne? Podpowiadamy, jak rozliczać podróże służbowe pracowników w łatwy sposób.

Czym jest podróż służbowa?

Aby prawidłowo rozliczać podróże służbowe pracowników, najpierw należy dowiedzieć się, czym tak naprawdę one są. Aby mówić o podróży służbowej, muszą zostać spełnione trzy warunki. Po pierwsze, wyjazd musi odbyć się na polecenie pracodawcy. Może być ono wydane ustnie lub na piśmie. Polecenie wyjazdu wydane na piśmie stanowi jednak lepsze zabezpieczenie, np. w przypadku niedomówień. Po drugie, musi być to podróż związana z wykonywaniem pracy. Po trzecie, pracownik musi wyjechać poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce wykonywania przez niego pracy.

I tak dla przykładu podróżą służbową będzie wyjazd pracownika pracującego w zakładzie produkującym okna na reklamację do innego miasta niż to, w którym mieści się siedziba firmy. Podróżą służbową nie będzie z kolei wyjazd pracowników budowlanych na miejsce budowy do okolicznej miejscowości, ponieważ w ich przypadku ciężko mówić o stałym miejscu wykonywania pracy. Usługi budowlane charakteryzują się właśnie tym, że są świadczone w różnych rejonach.

Rozliczenie kosztu podróży służbowej pracownika

Rozliczenia podróży służbowej pracownika dokonuje się na podstawie zebranych dokumentów, czyli przede wszystkim faktur czy biletów. Istotną rolę gra tutaj także określenie czasu trwania takiej podróży. Jest to więc szereg różnych czynników. Nic więc dziwnego, że tak wielu pracodawców nie chce podejmować się samodzielnego rozliczania podróży służbowych. Wtedy warto skorzystać z usług biura rachunkowego, na przykład Biura Rachunkowego Status w Warszawie.

Jeśli jednak chcemy podjąć próbę rozliczenia podróży służbowej samodzielnie, należy przede wszystkim określić środek podróży służbowej. Może być to na przykład autobus, samochód służbowy lub samochód prywatny pracownika. W dalszej kolejności ustala się poniesione na podróż koszty. W niektórych przypadkach mogą pojawić się także dodatkowe opłaty związane z podróżą, na przykład za bagaż. Kolejno należy ustalić koszt noclegu pracownika, jeśli był to wyjazd na czas dłuższy niż jeden dzień oraz dokonać rozliczenia diety w zależności od ilości trwania podróży służbowej.